Desde hace un par de días se viene publicando en prensa la intención de la organización del Pantín Classic de compartir ubicación del evento con Ferrol, concretamente, con la playa de Doniños, y ya de paso cambiar la denominación de la prueba.

Esta mañana me he tomado el café leyendo la declaración institucional del Ayuntamiento de Valdoviño en forma de comunicado en redes sociales. El enfado del consistorio es evidente.

No voy a entrar en la polémica. Conozco personalmente a los organizadores  (a Miguel lo conozco desde niño) y he mantenido un par de reuniones con el Alcalde y una con el Concejal de Deportes, así que puedo formarme mi propia opinión personal y profesional.

Pero sí veo interesante dar a conocer un poco cómo funciona esto de organizar eventos ideados o producidos por una empresa privada «para-con-de la mano de» la administración pública. Y os voy a presentar las situaciones tipo.

Supongamos un evento «ideado/producido/de propiedad intelectual» por una empresa privada que se oferta a una Administración para que ésta lo contrate en exclusiva.

La empresa presenta a un Ayuntamiento un dossier de un evento en cuyo diseño y planificación ha estado trabajando X tiempo, ofertándole su contratación por X dinero con el compromiso de que ese Ayuntamiento figure como Organizador y lo tenga en exclusiva; es decir, que ese mismo evento la empresa no lo proponga a ningún otro municipio o Administración.

Es evidente que la empresa se puede ver perjudicada por esa exclusividad porque no es lo mismo vender esa producción a 1 cliente que a 30. Además, se corre el riesgo de que en las siguientes elecciones municipales haya un cambio de partido gobernante y la nueva corporación decida (generalmente por razones políticas) no volver a contratarlo. Por eso, lo que suele hacerse en estos casos es o bien incrementar el precio de la contratación, o bien fijar un compromiso verbal (no puede hacerse de otro modo) para que el evento se institucionalice y pueda repetirse en los años sucesivos.

¿Qué suele pasar en estos casos?.

Situación 1: la implicación del Ayuntamiento no va a la par con la evolución del evento.

La partida económica -y/o el aporte de medios- que el Ayuntamiento destina para las sucesivas ediciones es la misma que para la primera, lo que impide que el evento pueda mejorar y evolucionar al ritmo adecuado. Da por hecho que si la primera edición ha costado X, la edición 35 ha de seguir costando X o todo lo más, incrementada en función del IPC.

Consecuencia: evento repetitivo, evento que no evoluciona, pérdida de interés, desaparición del evento.

¿Qué hace la empresa? ¿Rompe el compromiso de exclusividad?.

Situación 2: la empresa decide que quiere ganar más dinero y en las siguientes ediciones decide incrementar notoriamente el precio de contratación.

Puede darse el caso que los organizadores, ante un evento de éxito y consolidado, decidan que tienen la sartén por el mango y que ha llegado el momento de llenarse los bolsillos. Total, si el Ayuntamiento «no se moja» habrá otro que esté interesado.

Situación 3: la política entra en el juego.

Sí amigos, esto es así. Si un evento ha alcanzado prestigio, mueve masas y ha conseguido convencer a varias Administraciones, entra en juego la política. Y de repente, los organizadores se encuentran en medio de una pelea de navajas por apoderarse de la criatura. Y empiezan a sucederse las conversaciones en las que la frase «queremos implicarnos más, y aportar esto y aquello, pero necesitamos que…» se hace repetitiva. Échate a temblar, porque las presiones van a ser muy fuertes y los organizadores podrán incluso ver peligrar la continuidad del evento, o así podrán hacértelo ver.

Situación 4: los intereses comerciales entran en juego.

Al igual que en el caso anterior, cuando las Marcas (con mayúsculas) entran en la red de patrocinios, a veces incluso con cantidades que producen vértigo y te hacen sentir una responsabilidad enorme de que el evento esté a la altura, entran con ellas los intereses comerciales o de imagen.

La batalla comienza por la exclusividad («mi Marca va a poner esta cantidad de dinero y esta logística y esta publicidad, pero no quiero que entren ni esta Marca 2 ni esta Marca 3«). Lo que se puede traducir en que en la siguiente edición, si esa marca no quiere repetir tampoco la Marca 2 ni la Marca 3, viéndose repudiadas en el pasado estén dispuestas a «poner pasta». Y puede continuar por la ubicación del evento («es que a mi Marca le interesa introducirse en tal sitio», «es que no da la misma imagen que el evento sea en Chavelos de Arriba que en Ibiza»…) por el nombre («ya que vamos a poner esta cantidad de dinero queremos que el evento lleve nuestro nombre») o por muchas otras razones estratégicas. Estratégicas para la marca.

La falta de formalidad.

Este es una caso que se nos ha dado a nosotros receientemente en Eventi. No por respeto, sino para que no nos veten, no voy a mencionar a los implicados. No se trata de sacarles los colores -que lo merecen-; se trata de que veáis con qué situaciones debemos lidiar con más frecuencia de la que nos gustaría.

Un Ayuntamiento al que presentamos un gran evento, con gran potencial de crecimiento y consolidación, que puede convertirse en un referente en pocos años. El Ayuntamiento se muestra encantado y nos pide exclusividad, que apostarán fuerte por él pero que el evento sólo se podrá desarrollar a lo largo de los años en su ciudad. Aceptamos y nos ponemos en marcha. Dos años de trabajo para conseguir los patrocinios necesarios, analizando la distribución de espacios en la ubicación que nos han asignado, planificando logística, iniciando contactos para los contenidos… Fijamos las fechas. Cuando por fin conseguimos el compromiso verbal con importantes firmas interesadas en patrocinar el evento, llega el momento de formalizar contratos. Contactamos con el Ayuntamiento y, tras varios intentos sin respuesta, nos comunican por correo electrónico, textualmente: «En ésta edición no vamos a colaborar, no obstante si en futuras ediciones, te siguiera interesando la ayuda del concello de XXXXXX, nos volveríamos a sentar para hablarlo. Disculpa las molestias ocasionadas.».

Sorprendidos, y profundamente decepcionados, solicitamos alguna explicación a ese cambio repentino de actitud, que además nos deja en muy mal lugar con las empresas patrocinadoras. Hoy, más de 1 mes después, seguimos esperando respuesta.

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